Намаляване на времето, прекарано във времето Изпращане и получаване на имейл

Снимка от H е за Home

Имейлът може да направи комуникацията по-лесна, но също така може да изчерпи времето ви. Научете как да обработвате входящата електронна поща и да пишете изходяща електронна поща, за да спестите време.

Според проучване от 2005 г. интервютата с служителите разкриват, че времето, изгубено по електронната поща, е причинило предприятие с 10 000 служители да загуби около 152 милиона щатски долара заплати на година..

Имейлът ясно има своите недостатъци. Неясните имейли отклоняват служителите от важни свързани с работата задачи, облачни комуникационни канали и често създават допълнителна работа. Избягвайте капаните на имейла, като следвате предложенията по-долу.

Как входящата поща може да ви отнеме времето

Снимка от Dvortygirl

Има много видове имейл съобщения, които могат да губят времето си. Тези, които:

Може да се изреже от множество съобщения и да се сгъсти в цялостен
Не се свързвайте директно с вас
Отнасяйте се до вас, но не по пряк начин, което ви оставя неуверено как или ако трябва да отговорите (и изяжда време)
Не ви напътствайте да предприемете някакви действия (което е непродуктивно)
Отвличайте вниманието и / или ви насърчавайте да губите време в мрежата
Не са подходящи за имейла и имат повече смисъл чрез динамичен комуникационен канал, като например бизнес среща или някакъв формат, който е по-подходящ за съдържанието (като богат на информация отделен документ)

Как да обработваме входящите имейли ефективно

За да можете да четете и обработвате ефективно имейли, трябва да се съсредоточите върху две неща - да разберете съобщението на имейла (или липсата на) и да решите какви действия да предприемете в отговор.

Стъпка 1: Разберете съобщението (или липсата на)

Когато четете нов имейл, отделете възможно най-малко време, за да разберете:

Дали говорителят се обръща към вас пряко или косвено
Дали говорителят ви е казал какво очакват от вас
Дали това е направено по ясен начин
Дали общото съобщение е подходящо за вас
Дали цялостното съобщение изглежда подходящо, предвид контекста на връзката ви с подателя (или липсата на, ако те се опитват да инициират бизнес отношения например)

Това ще ви помогне да установите какво е съобщението на електронната поща и как искате да отговорите. Това е, ако възнамерявате да отговорите на първо място.

Особено важно е да се отбележи, че говорителят прави едно или повече неща, които могат да ви накарат да губите ценно време, като:

Не е ясно за какво се опитват да кажат
Използването на език в объркващ или евфемичен начин, за да се избегне конкретен израз (напр. „Мисля, че трябва да имаме сърце към сърцето в някакъв момент“ срещу „Можеш ли да ми се обадиш тази седмица, за да можем да говорим по телефона за нещо важно? ")
Разгласяване или излизане от темата
Включително информация, която не е ваша, неподходяща, обидна или непоследователна
Cc или bcc ви показват съобщения, които не са подходящи за вас
Повтаряне на едно и също съобщение чрез различни имейли или повтаряне на това, което вече е било обхванато в предишни съобщения, различни от електронната поща
Писане за нещо, което вече сте обсъдили и разрешили - по забравен или небрежен начин

В такива ситуации, особено внимавайте да реагирате по ефективен начин, който минимизира колко време прекарвате в комуникацията. Защото е лесно да оставите горепосочените нееднозначни сценарии по имейл да изчерпят времето ви.

Стъпка 2: Решете какви действия да предприемете

След като знаете за какво става въпрос, разберете най-продуктивния начин да отговорите. Ето някои типични отговори:

Прехвърляне на разговора към по-добра комуникационна среда, като телефонни и конферентни повиквания
Отговаряне на повтарящ се въпрос, зададен от няколко души - не чрез електронна поща, а чрез по-богата на информация среда, която може да бъде споделена, като например Google Doc
Не отговаряте на съобщения, които не показват ясно какво очаква ораторът от вас (дори да се чувства малко неучтиво)
Справяне с неясни послания с преки и кратки конкретни въпроси, като например „Кога бихте искали докладът да бъде попълнен?” Или „Как бихте искали да допринеса за този проект?”
Вдигането на телефона и извикването на лицето по всяко време, когато се случи срив или комуникация - изтеглянето му чрез имейл само ще отнеме повече време и може да засили конфликта

Стъпка 3: Върнете се на задачата

Най-важното е, че след като отговорите на имейл (който може да се състои в това да не отговорите и вместо това да изтриете съобщението), трябва да се върнете към задачата. Преминете към следващия имейл, който чака във входящата ви поща, или превключете предавките и се върнете към действително работата, вместо да отговаряте на исканията на други хора.

Как изпращането на имейл може да ви отнеме времето

Снимка от Адикос

Освен това има много видове имейл съобщения ти изпрати това може да ви губи времето. Тези, които:

Ненужно се накланят в няколко съобщения, всеки от които отнема време и се мисли да приспособи, вместо един изчерпателен
Не се свързвайте директно с получателя, което е загуба на усилия от ваша страна
Не сте достатъчно ясни и извличайте дълги разговори в електронна поща и / или недоразумения или изобщо няма продуктивни действия (което означава, че ще трябва да прекарате известно време в разговора по-късно)
Не насочвайте получателя да предприеме някакви действия, които са непродуктивни
Отвличайте вниманието и насърчавайте получателя да губи време в мрежата - което означава, че насърчава същото от вас
Не са подходящи за имейл формата, но се комуникират по-добре чрез разговор в реално време или чрез документ с богата информация, напр. Ръководство, статия в блога, страница с често задавани въпроси, отчет за компанията или презентация в PowerPoint

Как да изпращате имейли ефективно

За да пишете имейли, които не губят времето си в дългосрочен план (да не говорим за времето на получателя ви), трябва да се съсредоточите върху пет неща: да съобщите ясно съобщение, да поискате от получателя да предприеме стъпки, които са подходящи, като използват добра структура, редактиране преди да удариш изпращането и да проследиш ефективно.

Стъпка 1: Изчистете съобщението си

Преди да напишете имейл, трябва да получите ясна информация за съобщението. Определяне на:

Какво искате да общувате
Защо искате да го съобщите
Какви действия искате да предприеме получателят ви
Как най-добре можете да ги убедите да предприемат такива действия

Ето някои често срещани причини за изпращане на имейл:

Да напомня на някой краен срок
Да дадете на някого писмени инструкции за дадена задача
Задаване на бърз въпрос, на който може да се отговори адекватно чрез писане
Да отговори на един бърз въпрос, на който може да се отговори адекватно чрез писане
Да предава чувствителна към времето информация
За да предложите налични дати за насрочване на среща
Следва среща след среща и да покаже признателност

Във всички тези примери, с изключение на последния, искате получателят да предприеме някои действия (дори ако това е само отговор на вас).

Понякога действието не изглежда като действие. Може би искате да:

Предайте върха на вашия колега
Кажете на приятелите си, че сте се приземили безопасно в туристическата си дестинация
Дайте кратка информация за това как се справяте с новата си дестинация и как можете да бъдете достигнати през следващите няколко седмици

Във всяка от тези ситуации не казвате на получателя да предприеме определено действие. Означава се обаче, че от тях не се очаква да предприемат каквито и да било действия, стига да дадете на електронната поща подходящо затваряне или поне да подпишете името си. Те разбират, че комуникацията може лесно да свърши с вашия имейл; че не е необходимо да отговарят.

Стъпка 2: Заявете получателя да предприеме стъпки, които могат да бъдат предприети

За да напишете ефективни имейли, които ви спестяват време, трябва да ги направите изпълними. И трябва да сте сигурни, че получателят ви е наясно какви действия се очакват от тях.

Ако не се стремите към това, но се опитвате да разкажете историята на живота си или да обясните защо сте за следващия модел на iPhone, вместо да получавате най-новата, можете да забравите за спестяване на време, защото писането с писалка отнема много мисъл и време.

Съсредоточете се върху следното, когато изпращате имейл до действие:

Определяне на срокове
Очертаване на планове за действие при извънредни ситуации
Предлага потенциални опции за следващия курс на действие (напр. Време, когато сте на разположение за среща в лицето, местоположения, на които можете да се срещнете в)
Предоставяне на становище при поискване
Осъществяване на искане, което е подходящо за писане и всъщност е по-удобно от използването на друг начин на комуникация
Предоставяне на набор от упътвания за задача, която получателят е съгласен да извърши

Бъдете проактивни и убедителни, когато очертавате действителни стъпки. Избягвайте да задавате въпроси с отворен край, освен ако няма друга възможност. Защото отворените въпроси са противоположни на действително съдържание.

Ето няколко примера:

Вместо да помолите получателя да ви даде графика си (и да загубите имейл в процеса) - започнете, като им изпратите вашите налични времена за срещи..
Вместо да питате получателя си какво мислят за определено бизнес решение, очертайте потенциалното решение и поискайте обратна връзка; по този начин няма да им се наложи да измислят нещо самостоятелно и вместо това ще имат нещо, с което да работят

Запазвате имейлите си, като предоставяте ясни инструкции на читателя и запазвате съдържанието по-скоро действително, отколкото отворено.

Най-важното е, че трябва да сте сигурни, че каквото и действие да очаквате от вашия читател е ясно съобщено. Не предполагайте, че знаят, че искате да организирате среща тази седмица, само че предлагате вашето свободно време. Не предполагайте, че знаят за какво се отнася задачата ви. Посочете я изрично и любезно им кажете какво искате да направите.

Стъпка 3: Създайте добра структура

Едното, в което е ясно определено вашето съобщение и сте го направили приложимо, е време да го организирате по такъв начин, че да предадете тази яснота и вашите действителни искания..

параграфи: Общото правило, което трябва да се следва е запазването на параграфите под пет изречения. Това е не само трудно да се съсредоточи върху дълги параграфи, докато уеб четене, но clunky параграфи дават възможност на получателя да загуби фокус и може би пропускат най-важните точки. Това след това води до немарливи или излишни реакции, които замъгляват комуникационния канал.

изречения: Използвайте активния глас, когато пишете изречения. Дръжте изреченията къси и по същество. Избягвайте да се занимавате с допирателни или ненужно обяснение на вашите разсъждения или чувства към нещата. Вместо това, придържайте се към фактите и какви действия искате да получите от получателя.

думи: Опитайте се да не използвате големи думи или жаргон, освен ако знаете, че аудиторията ви ще ги разбере. Избягвайте шеги и културни препратки, които биха могли да бъдат разбрани погрешно, защото всичко, което може лесно да се тълкува погрешно, е потенциална бариера за ефективна комуникация.

Избягвайте допълнителни думи и квалифицирани фрази. „Като се има предвид настоящата ситуация, в която това се случва в момента, мисля, че би било разумно…” е квалифицирано изявление, което не само губи думи и време, но отвлича вниманието от истинското послание. Вместо това, просто посочете препоръката си, без да се налага да я квалифицирате.

Друг пример: „Чудех се дали мога да те попитам…” Изрежете тази фраза и просто задайте въпроса. Също така ще увеличи доверието ви, защото няма да подсъзнателно ще поискате разрешение да общувате активно.

пунктуация: Поддържайте пунктуацията просто. Квалифициращите думи и фрази са ефективни само когато се използват за установяване на учтивост при иницииране на комуникация с някой, с когото искате да имате бизнес или лични отношения. В такива случаи не е задължително да бъдете готови, но използвайте някои учтиви фрази, за да покажете уважение към времето си.

Минимизирайте запетаята - това естествено ви помага да запазите изреченията къси. Избягвайте мързеливи думи, вдъхновени от текст, с прекомерно използване на точка-точка-точка и последователни запетаи. Вместо това, прецизирайте изреченията си с подходящ английски и използвайте контракции, когато има смисъл, защото правят четенето по-добро.

Освен това, помислете за пунктуиране на списъци с точки на куршуми и използвайте линия от тирета, за да разделите основните раздели (които могат да включват един или повече параграфа).

Курсовете и прекъсванията на секциите подобряват читаемостта в мрежата, както и ви помагат по-ясно да организирате съобщението си.

Стъпка 4: Редактиране преди изпращане

Преди да изпратите имейл, отделете 1-2 минути, за да го прочетете на глас. Това ще ви помогне да хванете грешки или да забележите неприятни части, които обикновено не бихте казали лично. Отстранете тези допълнителни думи и опростете пунктуацията. Избройте списъците и изрежете параграфите си.

Когато можете да отговорите на следните въпроси с „да“, тогава сте готови да натиснете „изпрати“:

Съобщението е ясно?
Оправдани ли са очакванията и ясно посочени?
Ще може ли получателят ми успешно да получи съобщението ми? Успехът означава, че те знаят какъв отговор се очаква от тях.
Ако ролите са отменени, ще мога ли успешно да получа това съобщение?

Стъпка 5: Следвайте ефективно

Освен това, бъдете активни в проследяването на имейлите си. Ако някой не отговори на директна заявка, не губете време да се чудите какво се е случило. Вместо това изпратете любезен, но директен последващ имейл, за да се регистрирате с тях. Прилагайте изброените по-горе принципи. И не губете твърде много време, опитвайки се да получите отговор; ако получателят не комуникира с вас, знайте кога да се премести или да се обърне към тях лично.

Използвайте Email, за да спестите време

Имейлът може да ви спести много време, ако знаете как да го използвате ефективно. И това важи както за изпращане и получаване на съобщения.

Електронната поща се използва най-добре за предоставяне на действителни съобщения, които се предават по подходящ начин чрез писане. Ако се възползвате от предимствата на електронната поща и избегнете многото загуби на време, това е мощен инструмент.