Създайте една таблица на съдържанието от няколко документа на Word 2010

Създавате ли много дълъг документ, но мразите мисълта за работа с основната функция на Word? Функцията Главен документ в Word е била известна в миналото за корумпирани документи.

Има начин да се използва главен документ. Можете да запазите отделен файл за всеки раздел от документа и да създадете обща таблица на съдържанието в друг файл. Той изисква ръчно форматиране, но не е толкова трудно. За да направите това, трябва да използвате вградените стилове на заглавията в Word във всички документи на отделните секции. Също така, за да опростим процеса, препоръчваме да поставите всички отделни файлове от секциите и файла със съдържанието в една и съща директория.

Създайте нов документ на Word за съдържанието, като посочите в името на файла, който съдържа съдържанието.

Кликнете върху раздела Вмъкване на лентата. В групата Текст щракнете върху Бързи части и изберете поле от падащото меню.

Появява се диалоговият прозорец Поле. В полето Моля изберете поле превъртете надолу в списъка с имена на полета и изберете RD, което означава Референтен документ.

В полето Свойства на полето въведете името на първия Word документ, който ще бъде включен в съдържанието. Ако файлът на Word не е в същата директория като файла със съдържанието, не забравяйте да включите пълния път до файла.

ЗАБЕЛЕЖКА: Тук е полезно, ако запазите всички Word файлове да бъдат включени в съдържанието в същата директория като Word файла със съдържанието..

Ако файлът на Word, който включвате, е в същата директория като файла със съдържанието, поставете отметка в квадратчето Пътят спрямо текущия документ в полето Опции за полето..

Кликнете върху OK.

Ако не виждате кода на полето в документа, щракнете върху раздела Начало и щракнете върху бутона със символа на абзаца, за да покажете скрития текст.

Следвайте инструкциите по-горе за всеки документ на Word, който искате да включите в съдържанието.

Искаме да вмъкнем съдържанието в началото на документа преди полевите кодове, затова поставете курсора преди първия код на полето и натиснете Enter. След това кликнете върху раздела References (Връзки) на лентата и кликнете върху Table of Contents (Съдържание) в групата Table of Contents (Таблица на съдържанието). Изберете една от опциите за автоматична таблица.

Съдържанието се поставя на курсора. Ако видите само код на полето (подобно на RD кодовете, които сте поставили), поставете курсора в кода на полето и натиснете Alt + F9, за да видите съдържанието..

Ще забележите, че всички страници са номерирани “1.” Всеки наш документ е само една страница и започва с “1” като номер на първата страница. Това е мястото, където ръчната настройка влиза в игра. Трябва да промените номера на началната страница за всеки от документите, включени в съдържанието.

ЗАБЕЛЕЖКА: Това може да отнеме много време, ако имате много документи. Всеки път, когато актуализирате документ и промените в пейджинга, трябва да актуализирате всички документи след това, за да започнете с правилния номер на страницата.

Отворете втория документ, включен в съдържанието. Ако в документа все още няма номера на страници, щракнете върху раздела Вмъкване на лентата и щракнете върху Номер на страницата в групата на горния и долния колонтитул. Изберете от падащото меню къде искате да поставите номера на страницата и след това изберете стила от подменюто.

За да промените номера на началната страница, кликнете отново върху Номер на страницата в групата на горния и долния колонтитул и изберете Форматиране на номерата на страниците от падащото меню.

В диалоговия прозорец Формат на номера на страница въведете номера на началната страница в полето Старт при редактиране. Когато въведете стойност в полето, автоматично се избира бутонът Старт от радио. Кликнете върху OK.

Повторете горните стъпки за промяна на номера на началната страница за всеки от документите, включени в съдържанието. Когато всички документи са актуализирани, отворете отново Word файла със съдържанието. Поставете курсора в полето Съдържание. Някои опции се показват над съдържанието. Кликнете върху Актуализиране на таблицата.

Ако сте добавили допълнителни заглавия към който и да е от включените документи, следният диалогов прозорец показва дали искате да актуализирате само номерата на страниците на цялата таблица, което включва добавяне на нови заглавия и премахване на изтрити заглавия. Изберете желаната опция и щракнете върху OK.

Номерата на страниците се актуализират, за да отразят промените, направени в отделните документи.

Това е труден процес, ако имате много отделни документи, които да се включат в съдържанието, но това е начин да избегнете използването на главни документи. Това решение не е перфектно, но работи.