Създайте главен документ в Word 2010 от няколко документа

Създавате ли наистина дълги документи в Word? Ако е така, вероятно знаете, че Word не винаги играе добре с тях. Обикновено е по-разумно да разделяте дългите си документи на няколко файлове в Word.

Но тогава как да се уверите, че страниците са номерирани правилно и лесно да създадете съдържание и индекс за целия документ? Това е мястото, където основната функция на Word може да помогне. Тя ви позволява да комбинирате няколко Word файлове в един Word файл.

Главен документ е Word файл, който съдържа връзки към набор от други отделни файлове на Word, наречени поддокументи. Съдържанието на поддокументите не се вмъква в главния документ. Главният документ съдържа само връзки към поддокументите. Това ви позволява да редактирате отделните поддокументи. Всички промени, направени в поддокументите, се включват автоматично в главния документ. Ако има няколко души, работещи по един документ, главният документ ви позволява да изпращате различни части от документа до различни хора, за да работят.

В тази статия ще ви покажем основите на създаване на главен документ и поддокументи от нулата и създаване на главен документ от съществуващи поддокументи. Ще ви покажем и как лесно да добавите съдържание към началото на основния документ.

Създайте главен документ от нулата

Ако стартирате нов главен документ без съществуващи поддокументи, можете да създадете такъв от нулата. За да направите това, създайте нов празен документ на Word и го запишете, като посочите в името на файла, че той е главен документ.

След като запазите файла на главния документ, кликнете върху раздела Изглед и кликнете върху Очертание в раздела Прегледи на документа на раздела.

Започнете да въвеждате заглавията на документа си в очертана форма, като използвате падащия списък със стиловете на нива и зелените стрелки надясно и наляво в раздела Инструменти за инструменти на раздела „Очертаване“, за да промените нивата на заглавията.

Когато въведете всички желани заглавия, щракнете върху Показване на документ в раздела Основен документ на раздела Очертаване.

Още опции стават достъпни в раздела Основен документ на раздела Очертаване. Изберете целия контур в документа и кликнете върху Създаване.

Кликването върху Създаване затваря всеки документ в неговата кутия. Запишете файла с основния документ отново на този етап.

Всяко поле в главния документ става отделен файл, както е показано по-долу. Името на първото заглавие във всяка кутия в главния документ се използва като име на файл за всеки файл от поддокументи.

За да се върнете към предишния изглед, например Print Layout (Оформление за печат), щракнете върху Затваряне на изглед на контур в секцията Close (Затвори) в раздела Outlining.

За да добавите съдържание към главния документ, поставете курсора в началото на документа и кликнете върху раздела References. Кликнете върху падащия бутон Съдържание в раздела Таблица на съдържанието. Изберете една от опциите за автоматична таблица, за да вмъкнете автоматично генерирана таблица на съдържанието в точката на вмъкване.

За да видите прекъсванията на секциите, въведени от Word, когато сте създали поддокументите, кликнете върху раздела Начало и кликнете върху бутона със символ на абзац в секцията Абзац.

Word показва раздели на раздели и какви видове са те.

ЗАБЕЛЕЖКА: Когато създавате главен документ от нулата, Word вмъква непрекъснат разрез преди и след всеки поддокумент, който създавате. Това означава, че в документа няма прекъсвания на страници. Можете лесно да промените типа на всеки прекъсване на раздел.

Следното изображение показва как вашият документ изглежда в режим на очертания, като показват разширените поддокументи.

Създайте главен документ, използвайки съществуващи файлове с Word

Ако имате някои съществуващи документи, които искате да включите в главен документ, можете да създадете нов файл на главен документ и да вмъкнете съществуващите документи като поддокументи. За да направите това, създайте нов, празен документ на Word и го запазете, както споменахме по-рано при създаването на главен документ от нулата.

Щракнете върху раздела Изглед и след това щракнете върху Контур в раздела Прегледи на документи. Разделът Outlining става наличен и активен. Кликнете върху Показване на документ в раздела Основен документ, за да активирате допълнителни опции. За да добавите поддокумент към главния документ, щракнете върху Вмъкване.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поддокумент отидете до местоположението на документите, които искате да вмъкнете. Изберете първия файл и кликнете върху Отвори.

ЗАБЕЛЕЖКА: Може да е по-лесно, ако съхранявате файловете на поддокумента в същата директория като главния файл на документа.

Ако се появи следният диалогов прозорец, който ви съобщава за стил, който съществува както в поддокумента, така и в главния документ, щракнете върху бутона Да към всички. Това запазва всички стилове в поддокумента в съответствие със стиловете в главния документ.

Повторете стъпките за вмъкване на поддокументи за всеки от документите, които искате да включите в главния документ. Когато приключите, можете да свиете поддокументите, ако желаете. За да направите това, щракнете върху Свиване на поддокументи в раздела Основен документ на раздела Очертаване.

Трябва да запишете документа си, за да свиете поддокументите, така че следното диалогово поле да се показва, ако не сте го направили. Кликнете върху OK, за да запазите документа.

Забележете, че пълният път до всеки от файловете на вашия поддокумент се показва във всяко поле на поддокумента. За да отворите поддокумент за редактиране, можете да щракнете двукратно върху символа на документа в горния, левия ъгъл на полето на поддокумента или Ctrl + Кликнете върху връзката към файла.

ЗАБЕЛЕЖКА: Когато импортирате съществуващи файлове на Word в файл на главен документ, Word вмъква следващ раздел на страницата преди и разделянето на непрекъсната секция след всеки поддокумент. Отново, можете лесно да промените вида на всяка почивка на секцията, ако е необходимо.

За да видите главния документ в изглед без контур, кликнете върху раздела Изглед и кликнете върху Оформление за печат или друг вид изглед в секцията „Прегледи на документи“..

Можете да добавите таблица на съдържанието по същия начин, както споменахме по-горе при създаването на главен документ и поддокументи от нулата.

След като включите всички поддокументи в главния документ, можете да добавяте или редактирате горни и долни колонтитули, да създавате съдържанието (както е показано), да създавате индекс и да работите с други части на документа, които са общи за цялото документ.

За двата метода, разгледани в тази статия за създаване на главни документи, когато редактирате документ, включен в главен документ, съдържанието на този поддокумент се актуализира в главния документ.

Главните документи в по-ранните версии на Word понякога са повреждали документите. Този проблем може да срещнете в Word 2010. За повече информация вижте сайта на Microsoft Answers.