Увеличете Вашият Email Писане на продуктивност с Microsoft Word Mail Merge

Обединяването на Microsoft Word е отличен инструмент за производителност. Знаейки как да създавате персонализирани тематични редове и прикачени файлове, които не поддържат основната функция на Word за обединяването на писма, може да бъде животоспасяващо, когато трябва да пишете имейли в насипно състояние.

В днешната статия ще научите как да използвате Word 2010 Wizard, за да пишете персонализирани теми за електронна поща и да настройвате различни прикачени файлове за всеки получател на електронната си поща.

Изображение от M! R

Създаване на списък за разпространение

Обединяването на съобщенията на Word ни спасява от досадното задание за ръчно въвеждане на имейл адреса на всеки получател, като ни позволява да импортираме имейл адреси от контактите на Outlook, Excel или Access данни или Word файлове с данни.

Контактът на Outlook е най-добрият вариант сред трите, и ако не сте го използвали, сега е подходящо да актуализирате вашата адресна книга на Outlook и ще ви покажем как да го направите. Можете да пропуснете следващия раздел и да започнете да пишете циркулярния си файл, ако вече знаете как да настроите контакта на Outlook, в противен случай следващите два раздела ще ви дадат някои подробности как да настроите контакта си в Outlook, като импортирате вашия уеб базиран списък с контакти..

Настройка на вашия имейл профил

Настройката на контакта в Outlook започва с създаване на пощенски профил, който съхранява имейл адреса, паролата, информацията за сървъра на профила ви и връзките към други данни, като имейл съобщения и адреси.

Можете да създадете някои профили, всеки от които е съобразен с конкретен имейл акаунт.

Правилното име на профила ви позволява да идентифицирате имейл акаунта, който свързвате с вашия пощенски профил.

Имате възможност да конфигурирате профила си за електронна поща чрез имейл адреса, който сте получили от доставчика си, или от собствения си имейл адрес, като изберете третата опция.

Изберете „Интернет електронна поща“, за да използвате доставчик на електронна поща, който предоставя POP услуга - например GMail.

Всеки доставчик на електронна поща в интернет има различна конфигурация на POP, уверете се, че сте прочели тяхното ръководство, за да научите техните настройки за POP.

Честито! Ако видите този екран, успешно сте настроили имейл профила си. Сега сме готови да настроим папката за контакти на нашия Outlook.

Попълване на папката ви за контакти

Можете да въведете ръчно списъка си за разпространение в Outlook или да импортирате други уеб базирани адресни книги - като адресната книга GMail, Yahoo или Hotmail. Повечето уеб базирани имейл доставчици ни позволяват да експортираме адресната си книга в Outlook-съвместим източник на данни. Например, Gmail ни дава възможност да експортираме контактите си в съвместим с Outlook CSV файл.

Функцията за импортиране на Outlook поддържа различни типове файлове: csv, vcard, RSS, iCalendar и много други, което го прави чудесен инструмент за създаване на списък за разпространение на поща.

Файлът CSV попада в категорията „Други програми или файлове“ в Outlook.

Файловете ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST файлове са някои от програмните файлове, които Outlook поддържа - за нас избрахме тип файлове, разделени със запетая (Windows).

Сега намерете CSV файла, който току-що изнесехме от адресната книга на Gmail.

От всички тези папки, папката за контакти е най-добрият вариант за нашата цел за сливане.

Outlook се нуждае от няколко минути, за да импортира вашия контакт в зависимост от броя на имейл адресите, които импортирате.

Трябва да можем да използваме тази папка за контакти, след като Outlook завърши с импортирането на всичките ви контакти, за циркулярно писмо.

Съветник за обединяване на поща

Започнете с празен документ и отворете лентата „Изпращане“, за да започнете сливането.

Съветникът е най-добрият начин за начинаещите да започнат първото си обединяване.

Избиране на получатели на съобщения

Съветникът ще ни помоли да изберем вида документ за сливането ни, имейл съобщенията е подходящият тип документ за днешното упражнение за циркулярни писма.

Можем да започнем да пишем нашето имейл съобщение от празен документ, шаблон или съществуващ документ.

Изберете папката с контакти на Outlook като списък за разпространение на поща в стъпка 3.

Имаме възможността да използваме някой от имейл профила, който сме настроили в нашата система.

Броят на контактите ви трябва да бъде повече от нула, ако Outlook успешно е внесъл адреса ви в Gmail.

Изберете хората, които искате да включите в разпространението на имейли, като поставите отметки в съответните квадратчета.

Съставяне на имейл съобщението

Започнете да пишете своето имейл съобщение и вмъкнете полета за сливания, където искате да поставите персонализирани съобщения - като заглавие или фамилно име на съответното място в документа си.

Всяко поле за сливане ще бъде затворено в двоен шеврон; те ще бъдат заменени с информацията за картата ви за контакт, когато завършите съветника за циркулярни писма.

Прегледайте съобщението си, за да видите как Word обработва полетата за обединяване, като кликнете върху връзката „Напред: Преглед на имейл съобщенията“..

Ако сте доволни от визуализацията, кликнете върху връзката „Напред: завършете сливането“ и Word ще изпрати обединената електронна поща до всичките ви получатели с обща тема за тема..

Персонализиране на реда на темата

Съветникът прекъсва процеса на сливане в следните стъпки: избор на правилния тип документ и шаблон, създаване на списък за разпространение, оценка на визуализацията на писма и изпращане на имейли до всичките ви получатели.

На този етап може да забележите две обичайни дейности за писане на имейли, които съветникът не поддържа, писане на персонализирани линии на темата и създаване на различни прикачени файлове. Трябва да използваме макрос, за да ги направим в циркулярни писма, за предпочитане преди да завършим съветника.

Когато отворите писмото си, натиснете „Alt + F11“ и кликнете два пъти върху „ThisDocument“ в работния прозорец на Word, за да отворите редактора за макроси.

Поставете този макрокод, написан от експертния макрокодер hutchinsfairy, в празния панел и го запазете.

Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT Като низ Dim FIRST_RECORD Като булева
Частен поддокумент_Открит () Задайте wdapp = Приложение ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 Край Под Частен поддокумент_Затворете () Задайте wdapp = Нищо Край Под Частно под wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc като документ, Cancel като булева) Dim i As Integer С ActiveDocument.MailMerge Ако FIRST_RECORD = True Тогава EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = Невярно Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Край Ако i = .DataSource.DataFields.Count Да, докато i> 0 .MailSubject = Замяна (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 контур Край с Край Под Частно под wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc като документ, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord толкова дълго, Отказ като булева) FIRST_RECORD = Вярно Край Под Частно под wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc като документ, ByVal DocResult като документ) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Край Под

Върнете се към документа си и кликнете върху връзката „Напред: завършете сливането“, за да изпратите имейла си.

Кликнете върху връзката „Електронна поща…“, за да изпратите вашето съобщение.

Поставете подходящите полета за сливане, заобиколени с шеврона, в реда на темата.

Макросът ще анализира полето за сливане и ще го замени с последното име на получателя, когато Word изпрати документа.

Поставяне на различни елементи към имейла

До този момент научихме как да използваме съветника за обединяване на писма и как да персонализираме темите - и за да завършим днешния урок, ще ви покажем добавка от трета страна, която ни позволява да прикачим различен файл за всеки имейл.

Изтеглете добавката, разархивирайте и ще откриете, че добавката идва като Word Document шаблони. Използвайте „CreateEMailData Word 2007 Ver02“, ако използвате дума 2007 или 2010, и „CreateEMailData Word 2003 Ver02“, ако използвате Word 2003.

Копирайте съответния шаблон на документа в папката „% appdata% Microsoft“, където „% appdata%“ е вашата стартираща папка на Microsoft - в нашия случай тя е „C: Потребители: \ t.

Рестартирайте Word, след като копирате файла в папката за стартиране на Microsoft и ще видите две нови добавки: Създаване на файл с данни и сливане към имейл в менюто с лента „Изпращане“..

Подгответе файл с данни с таблица от две колони - имейл адреса на получателя в лявата колона и пълния път до файла с прикачените файлове в дясната колона, след което го запишете в същата папка като документа за обединяване на имейли като „MergeAttachmentsData“. Трябва да подчертаем, че трябва да запишете файла като „MergeAttachmentsData“, в противен случай добавката не може да намери файла за търсене на прикачени файлове..

Върнете се към документа за сливане и разделете документите в отделни файлове.

Трябва да се покаже нов прозорец на документ за думи и да кликнете върху бутона „Обединяване към имейл“. Просто кликнете върху бутона „OK“ в жълтия диалог, тъй като вече сме подготвили файла с данни.

Поставете подходяща тема за имейла си, кликнете върху „OK“ и Outlook ще изпрати имейла ви с прикачения от вас файл с данни.

Word, с многото си полезни функции, е наистина страхотно средство за производителност. Очакваме с нетърпение да напишем повече статии за нашите читатели. Междувременно разгледайте останалите статии на нашия сайт.

Надяваме се, че сте научили как да използвате Word сливане от днешната статия. Чувствайте се свободни да обсъждате други съвети за сливане с другите колеги в раздела за коментари.