Начинаещи Как да поддържат, архивират и архивират вашите данни в Outlook 2013

Днес покриваме „скучните“ неща на Outlook. Поддържане и сигурност, като поддържане и обезопасяване на файла с данни за Outlook 2013 - пълна с всички важни данни - чрез архивиране и архивиране.

От този момент нататък, ако използвате Outlook, за да съставяте и изпращате имейли, и сте отделили време да импортирате контактите си в адресната си книга или факта, че дори използвате Outlook адресната книга означава, че имате много данни, които се нуждаят от защита.

Също така вероятно сте прекарали много време и работа в създаването на календари, добавяте задачи и списъци с задачи, а може би дори имате куп бележки, които искате да запазите..

Всичко това се свежда до това да сте сигурни, че поне от време на време архивирате файла с данни, защото както всеки от нас може да удостовери, това е доста разочароващо и депресиращо да загубите всичките си данни и трябва да започнете отначало.

Контролен панел за поща

За да започнете, нека погледнем бързо контролния панел на Mail в Windows.

Както показва изображението, имате достъп до три ключови области от настройката на Outlook. Като се има предвид това, щракването върху бутоните „Електронна поща…“ или „Файлове с данни…“ ще отвори същия прозорец на съответните им раздели..

В следващата снимка на екрана ще видите раздела E-mail (Електронна поща), който ще ви позволи да предприемете действия във вашия акаунт (и) за електронна поща, като например поправянето или промяната им. Можете също да видите къде се съхраняват данните за всеки профил.

Ако искате да въздействате директно върху тези файлове с данни, ще трябва да кликнете върху раздела „Файлове с данни“. Има някои удобни неща, които можете да направите тук.

Например, можете да кликнете върху бутона „Отвори мястото на файла“, за да видите къде се намират вашите файлове с данни. Това е удобно, защото ще искате да знаете къде се намират в случай, че някога трябва да сканирате и поправите (в следващия раздел).

Има още една страхотна функция, която можете да използвате от прозореца Настройки на профила. Ако файловете ви с данни станаха огромни и заемат много дисково пространство (някои хора събират гигабайта на гигабайта от старата електронна поща), можете да го компресирате.

Кликнете върху бутона „Настройки“ в раздела „Файлове с данни“ и след това върху „Compact Now”, за да намалите размера на файла с данни на Outlook.

Контролният панел "Поща" е надежден начин за поддържане на файлове с данни и профили, но това не е единственият начин, а приложението Outlook също ще ви позволи да управлявате пощенските си кутии. Ще ви покажем тези контроли веднага след като покажем как да поправим вашите файлове с данни.

Стартиране на инструмента за поддръжка на PST

Ако досега не сте забелязали, данните от Outlook се съхраняват в .PST или .OST файл и през повечето време няма нищо лошо в това.

За съжаление, понякога данните ви се развалят, което не е същото като да се каже, че е лошо или безнадеждно отвъд възстановяването. Инструментът за поправка на "Входящи" или "ScanPST" ще сканира и ремонтира файла с вашите лични папки, потвърждавайки и коригирайки всякакви грешки, докато правите резервно копие на вашия повреден .PST или .OST файл само в случай, че нещо се обърка по време на възстановяването.

Инструментът ScanPST може да бъде намерен в папката за инсталиране на Outlook, обикновено C: Program Files Файл Microsoft Office15. Когато го намерите, щракнете два пъти върху помощната програма ScanPST, за да я стартирате.

Първото нещо, което трябва да направите е да прегледате къде се намират вашите .PST или .OST файлове. В следващата снимка на екрана ще видите къде се намират на нашия компютър. Избираме един и кликваме върху „Отвори“.

Ако инструментът ScanPST открие грешки, той ще ви информира колкото се може повече и ще ви предложи да поправите. Кликнете върху бутона с подходящ заглавие, за да започнете ремонта.

След като приключите, инструментът ScanPST ще ви уведоми, че вашият Outlook файл е бил успешно ремонтиран.

Можете да затворите инструмента или да повторите процеса на всякакви други файлове с данни, ако е необходимо.

Автоматично архивиране на данните ви

Нека да разгледаме някои важни сведения за това как да архивирате и архивирате вашите данни. Първото нещо, което искаме да обсъдим, са опциите за автоархиви. За да започнете, кликнете върху раздела „Файл“ на лентата, за да видите следния екран.

Веднага забележете, можете да изберете кой профил искате да присъствате (ако е приложимо), като кликнете върху падащото меню, разположено над бутона Добавяне на профил.

Нека щракнем върху бутона “Cleanup Tools” и след това изберете “Mailbox Cleanup” от опциите. По-долу са изброените избори. Всичко тук е посветено на изрязване на мазнините от входящата ви поща и архивиране на стари съобщения.

Щракването върху бутона "AutoArchive" означава, че Outlook автоматично ще активира всички пощенски папки, които са конфигурирани като такива. За да зададете опциите си за автоархиви, трябва да кликнете с десния бутон на мишката върху папката за поща и да изберете раздела „Автоматично архивиране“.

Тук виждаме типичен прозорец Свойства на папката. Разделът Автоархив ще ви позволи да регулирате начина, по който папката се автоархивира. Имайте предвид, че в тази снимка на екрана папката е конфигурирана за автоархивиране по свой собствен график и действия.

Можете също така да зададете папката за автоархивиране в съответствие с общите настройки за автоматично подреждане на Outlook. Ако зададете настройките по подразбиране на папката и след това щракнете върху „Настройки по подразбиране за архива…“, ще видите следния диалог (защото са „по подразбиране“, каквито промени ще зададете тук ще се прилагат за всяка папка, конфигурирана за автоархив по подразбиране).

Не забравяйте, че можете да намерите тези настройки, като отворите Опции и щракнете върху заглавието “Разширени”.

Нека сега преминем към ръчно архивиране на вашите данни.

Ръчно архивиране на данните ви

Просто, ако не искате да използвате автоархив или искате да улесните процедурата по архивиране самостоятелно, върнете се в инструментите за почистване, намерени на екрана Информация за профила, и кликнете и изберете „Архив“, за да отворите следния диалог.

Достатъчно лесно, просто искате да изберете папката, която искате да архивирате, да изберете датата на архивните елементи и след това да изберете папка, в която искате да се съхранява архивът ви. Това е всичко!

Архивиране и възстановяване на файла с данни на Outlook

Архивирането на вашите файлове с данни на Outlook е толкова лесно, колкото копирането на вашите .OST или .PST файлове на друг твърд диск, облачен сървър, палец или друг носител. Спомняте си как да намерите файловете с данни?

Отворете контролния панел Mail и щракнете върху бутона “Data Files”. Натиснете “Open File Location…” и след това можете да архивирате вашите файлове с данни.

От друга страна, можете постоянно да пренасочвате файловете си с данни в облачно местоположение, като например папка OneDrive или Dropbox, като по този начин се гарантира, че данните ви в Outlook винаги са технически архивирани..

За да възстановите архивирания файл с данни, нека се върнем в раздела Файл и да изберете „Отвори файла с данни на Outlook“.

В следващата снимка на екрана, File Explorer автоматично се отваря към нашите архиви, но очевидно можете да разглеждате където и да се намират вашите файлове с данни.

Изберете желания файл и щракнете върху „Отвори“, за да имате достъп до данните, записани във файла. Веднъж възстановени, ще можете да разглеждате и преглеждате елементи, както обикновено.

Ако вече не се нуждаете от достъп до архивирания файл с данни, можете само да кликнете с десния бутон върху най-горната папка и да изберете опцията за затваряне.

Архивирането и възстановяването на файлове с данни до голяма степен е ръчна дейност, но ако настроите папките си автоматично да се автоархивират и са архивирани на място като облачна папка, тогава имате някаква минимална сигурност..

Най-добрият начин да сте сигурни, че няма да загубите никакви данни, е да редовно архивирате вашите файлове с данни на едро. Имате ли нещо, което искате да добавите? Моля, уведомете ни в нашия дискусионен форум. Както винаги, с нетърпение очакваме вашите отзиви.