Ръководство за бързи стъпки в Microsoft Outlook

Outlook включва функция за бързи стъпки, която ви позволява да приложите няколко действия към дадено съобщение с едно кликване. Outlook включва няколко стандартни бързи стъпки, но можете и да създадете свои собствени (и да изтриете тези по подразбиране, ако не ви трябват). Ако редовно изпълнявате същия набор от действия, създаването на бърза стъпка и присвояването му на клавишна комбинация може да ви спести много време. Ето как работят.

По подразбиране QuickSteps

Можете да намерите бързи стъпки в раздела „Начало“ на Outlook. Когато започнете, ще видите подразбиращите се бързи стъпки. Можете да кликнете върху някой от тях, за да приложите включените действия към избрано съобщение.

Бързите стъпки по подразбиране включват:

1. Преместване в?: Отваря прозорец, за да изберете папка, в която искате да преместите съобщението.
2. Към мениджъра: Създава препратено копие на текущо избраното съобщение с адреса на вашия мениджър в него.
3. Е-мейл: Създава празно съобщение, адресирано до членовете на вашия екип. (Ако вашият имейл се управлява от вашия работодател, в зависимост от това как администраторите на Exchange са конфигурирали вашата пощенска кутия, Outlook може вече да знае кой е вашият мениджър и членове на екипа. Ако не, ще трябва да ги попълните при първия път, когато ги използвате. бързи стъпки.)
4. Свършен: Маркира съобщението като прочетено и завършено и след това го изпраща в определена папка. Първият път, когато използвате тази, ще определите папката, но от тогава Outlook ще запомни избора ви и ще го изпрати в тази папка всеки път, когато използвате бързата стъпка.
5. Повтори и изтрий: Отваря отговор на текущо избраното съобщение и след това изтрива текущо избраното съобщение, след като изпратите отговора.

Outlook показва само бързи стъпки, които са налични. Ако например не сте избрали съобщение, то тогава се показва само „Екип на имейла“, тъй като другите настройки по подразбиране работят върху съществуващо съобщение.

Как да създадете бърза стъпка

За да добавите нова бърза стъпка, кликнете върху опцията „Създаване на нова“ в полето „Бързи стъпки“.

Това отваря нов прозорец, където можете да посочите бързата си стъпка и да изберете действията, които искате да изпълните.

Когато кликнете върху падащото меню „Избор на действие“, ще получите списък с възможни действия, всеки от които може да ви даде допълнителни опции за избор.

Ще добавим две действия: една за преместване на съобщението в папка и една за маркиране като прочетена.

Изберете действието „Преместване в папка“ и изберете папката, в която искате да се преместят съобщенията.

След това кликнете върху „Добавяне на действие“, за да добавите второ действие.

Изберете „Маркирай като прочетено“ от падащото меню.

По желание можете да изберете един от вградените клавишни комбинации и да добавите текст, който да се показва, когато задържите курсора на мишката върху бързата стъпка с указателя (кратко описание, което ви напомня за действията, които се предприемат от бързата стъпка).

Кликнете върху „Finish“ („Готово“) и новата ви бърза стъпка ще се появи в кутията за бързи стъпки в Outlook. Ако задържите курсора на мишката върху бързата стъпка, ще видите клавиша за бърз достъп, който сте избрали, и всеки текст, който сте въвели.

Сега всичко, което трябва да направите, е да изберете съобщенията си и да кликнете върху новия QuickStep (или да използвате комбинацията от преки клавиши), за да приложите действията си.

Как да редактирате или изтривате QuickStep

Ако искате да редактирате или изтриете Quick Step, щракнете върху малката стрелка в долния десен ъгъл на групата Quick Steps на лентата.

Това отваря прозореца „Управление на бързите стъпки“.

Тук имате възможност да редактирате, дублирате (което създава точно копие на избраната Бърза стъпка, ако искате подобно, но с леко изменение), или изтрийте кратка стъпка.

Можете също да промените реда, в който вашите бързи стъпки се появяват на лентата, или да създадете нова бърза стъпка.

Накрая има опция „Възстановяване на настройките по подразбиране“.

Избирането на опцията „Възстановяване на настройките по подразбиране“ изтрива всички бързи стъпки, които сте създали, и пресъздава всички стандартни бързи стъпки, които може да сте изтрили. Той премахва и всички промени, които сте направили в подразбиращите се бързи стъпки. Тъй като не можете да отмените това действие, ще ви се покаже предупреждение. Кликнете върху „Да“, за да се осъществи нулирането.

Можете също да заобиколите прозореца „Управление на бързите стъпки“ за отделни действия за Бърза Стъпка, като щракнете с десния бутон върху бърза стъпка в лентата. Това води до контекстното меню, където можете да редактирате, дублирате или изтривате Quick Step.

И това са бързите стъпки. Не сме преминали през всички възможни действия, които можете да добавите към бърза стъпка, защото има много тона и това е доста интуитивен интерфейс, след като знаете как работи. Ако искате да направите Outlook по-ефективно и по-малко време, Quick Steps са чудесно място за започване.