10 съвета и трикове за Google Документи
Google Документи няма пълна лента с функции, които ще намерите в Microsoft Office, но има доста полезни трикове в ръкава си. Може никога да не намерите тези функции, освен ако не ги търсите.
Уеб базиран офис на Google е узрял през годините и сега предлага всичко от офлайн достъп до допълнителна поддръжка на трети страни. Той все още е лесен за използване офис пакет, който работи навсякъде с отлични функции за сътрудничество в реално време.
Активиране на офлайн достъпа
Google Документи могат да работят офлайн. Това ви позволява да създавате нови документи, да продължите да работите с текущи документи и дори да преглеждате документите си, докато нямате връзка с интернет. Когато се свържете отново с интернет, промените ви ще бъдат синхронизирани онлайн.
Тази функция изисква Google Chrome, така че работи в Windows, Linux, Mac OS X и Chromebook. За да го настроите, отворете уебсайта на Google Диск, кликнете върху бутона на предавката в горния десен ъгъл на сайта и кликнете върху Настройки. В прозореца Общи се уверете, че е активирана опцията „Синхронизиране на работата с този компютър, за да можете да редактирате офлайн“ и щракнете върху Готово. За да използвате Google Документи, докато сте офлайн, просто се върнете на уебсайта на Google Диск в Chrome, когато нямате връзка с интернет.
Сътрудничество в реално време
Google Документи имат по-добри функции за сътрудничество от версията за настолни компютри на Microsoft Office. Можете да си сътрудничите в реално време и всеки, който има достъп до документа, ще може да го редактира наведнъж. Ще видите курсори на други хора в документа и ще можете да ги гледате в реално време.
Щракнете върху Файл> Споделяне, за да започнете да споделяте документа. Можете да поканите отделни хора по техните имейл адреси или да разрешите на всеки, който има специална връзка към документа, да го редактира.
Споделянето не е само за редактиране - функцията за споделяне може да ви позволи да споделяте документ с един или повече хора, за да могат да го видят. Те винаги ще имат най-новото копие, така че това може да е по-удобно от изпращането на файл по имейл. Можете също така да дадете на хората възможност да оставят коментари по даден документ, така че можете да получите техния вход, без да им позволявате да променят вашия документ.
Публикуване на документ
Google Документи ви позволява бързо да публикувате документ онлайн. Просто кликнете върху Файл> Публикуване в мрежата и щракнете върху бутона Стартиране на публикуването. Ще получите обществен линк към документа в публикувана форма, така че да можете да го споделите с други хора и да го видят. Не е нужно да хоствате документа на собствените си сървъри някъде.
Тази функция е отделна от функцията за споделяне. Когато се публикува документ, всеки, който има връзка, може да го види. Когато се споделя, тя може да бъде споделена само с шепа хора. Когато хората имат достъп до споделен документ, те ще видят редактора на Google Документи. Когато получат достъп до публикуван документ, ще видят документа като типична уеб страница.
Отидете на Next Typo / Previous Typo
За бърза корекция на грешки използвайте клавишната комбинация Ctrl + ', за да преминете към следващата печатна грешка в текущия документ и Ctrl +; , за да преминете към предишната печатна грешка. Това ви позволява бързо да коригирате печатни грешки, без да превъртате текущия документ и да търсите тези червени подчертавания.
Google Документи наскоро получи и функцията за проверка на правописа, която ви позволява бързо да преглеждате проблемите в текущия документ - функция, която липсва дълго време - просто кликнете върху Инструменти> Проверка на правописа, за да я използвате..
Търсене и вмъкване на връзки
Google Документи включва силата на търсенето с Google, за да ви помогне лесно да вмъквате връзки в текущия си документ. Вместо да отваряте нов раздел на браузъра и да търсите страница, която искате да свържете, можете да търсите направо от диалоговия прозорец за връзки. За да направите това, щракнете върху опцията Вмъкване> Връзка. Въведете търсене в диалоговия прозорец и Google ще покаже страници, които съответстват на търсенето ви - щракнете върху едно, за да създадете връзка към избрания адрес.
Конфигурирайте стиловете на текста
Вместо ръчно форматиране на всеки бит от текста в документа, трябва да форматирате текста си с помощта на стилове. Това означава, че вместо да поставяте всички заглавия на определен размер на шрифта и удебелен текст, трябва само да кликнете върху полето със стил и да ги зададете на „Heading 1.“
Можете също така лесно да редактирате настройките за шрифтове, използвани за различни стилове. Първо, форматирайте текста, за да използвате вида на форматирането, което искате да използвате за стил. Изберете този текст, щракнете върху полето със стил в горната част на екрана и щракнете върху стрелката вдясно от стила, който искате да промените. Щракнете върху опцията "Актуализиране на име на стил", за да съвпадне и този стил вече ще използва типа на форматирането, който сте избрали.
За да запазите тези персонализирани стилове и да ги използвате в други документи, кликнете върху менюто Опции в долната част на списъка и изберете „Запазване като мои стилове по подразбиране“.
Управление на вашия личен речник
Ако Google Документи смята, че дадена дума е печатна грешка, но знаете, че тя е правилна, можете да щракнете с десния бутон на мишката върху думите за подчертаване и да изберете Добавяне към личния речник. След това можете да щракнете върху Инструменти> Личен речник и да редактирате списъка с думи в личния си речник. Ако случайно добавите грешно написана дума към този списък, ще трябва да го премахнете оттук, преди Google да ви предупреди за това отново.
Тази опция е сравнително нова функция - преди това Google Документи нямаше да ви позволи да премахвате думите, които сте добавили в този списък. Може да искате да дадете на списъка поглед и да се уверите, че не сте добавили случайно неправилни думи към списъка в миналото.
Копиране и поставяне с уеб клипборда
Google Документи има функция за уеб клипборд, която споделя в Google Документи, Таблици и Слайдове. Този клипборд е свързан с профила ви в Google, така че той ще ви следва по всички компютри, които използвате. За разлика от стандартния клипборд на операционната система, уеб клипбордът може да съдържа няколко елемента. Клипбордът поддържа текст, изображения, чертежи и други битове от документи на Google.
За да използвате тази функция, изберете текст, щракнете върху Редактиране, използвайте менюто Web Clipboard. Това е най-добрият начин да копирате някои типове данни, например чертежи, между различни типове документи на Google. Елементите, които запазвате в уеб клипборда, ще бъдат изчистени след 30 дни, ако не взаимодействате с тях.
Използвайте инструмента за изследвания
Google Документи съдържа странична лента, предназначена за проучване - отворете я, като кликнете върху Инструменти> Изследвания. Тази странична лента ви позволява да търсите изображения, цитати и уеб резултати, така че да можете лесно да ги вмъквате в документ. Той също така улеснява търсенето на академични изследвания и бързо вмъква подходящите бележки под линия или цитати за MLA, APA или Чикаго формати. Можете също така бързо да вмъкнете цитати в уеб резултатите - това може да бъде лесен начин за създаване на библиография за училищна хартия.
Инсталиране на добавки
Добавките са сравнително нова функция. Това са битове от трети страни на софтуер, създаден с помощта на скрипта на Google Приложения. Можете да ги инсталирате, като щракнете върху Инструменти> Управление на добавки. След това те могат да се използват от менюто Добавки.
Например, можете да инсталирате добавката на тезауруса, която ви позволява да избирате всяка дума и да щракнете върху Добавки> Тезаурус> Намиране на синоними за избрана дума, за да видите синоними, докато пишете документ. Други добавки включват лесен библиографски създател, диагностичен инструмент и генератор на таблица на съдържанието.
Google Docs има и още трикове в ръкава си. Менюто Файл> Изтегляне като е особено полезно, което ви позволява да изтеглите документа си в много различни формати. Можете да го изтеглите като PDF или документ на Microsoft Office, ако трябва да изпратите или изпратите по електронната поща документа в определен файлов формат.
