Ръководство за онлайн сътрудничество Полезни съвети, инструменти и приложения

Изкуството на онлайн сътрудничеството е бавно прецизирано за няколко десетилетия. Би могло да се твърди, че цифровата мрежа започва с популярността на мобилните мобилни телефони. Но Световната мрежа се разшири, за да създаде място за срещи, където идеите могат да се превърнат в нещо много реално и осезаемо. Работата с екип от всякакъв мащаб ще изисква някакъв компромис. С правилните инструменти и идеологии е възможно да се изградят някои от най-големите технологични постижения на бъдещето.

Изглежда много по-лесно да направите това писмено, отколкото когато трябва да задействате идеите си. Трябва да накарате всички да мислят на една и съща страница и да общуват ефективно с идеите си. Това изисква силно ръководство и подходяща платформа за стартиране на творчески усилия. В тази статия искам да споделя някои от моите насоки, за да съдейства на вашия екип онлайн.

Организиране на екипа

За много опити и грешки стигнах до заключението, че организацията е номер едно съвет, който трябва да следвате. Ако вземете нещо от тази статия, трябва да е как да организирате екипа си.

(Източник на изображението: applec2400)

Всеки проект може да се нуждае от различен стил на организация. Трябва да имате чист метод за споделяне на идеи и групиране на свързани теми заедно. Електронната поща е очевиден избор, тъй като можете да настройвате категории и маркери за архивирани дискусии. Но не е толкова чудесно за споделяне в реално време между няколко човека.

Частни форуми

Приложенията за чат са друго решение, което обаче не е толкова голямо при запазването на стари текстови разговори. Това означава, че е изключително трудно да се организира информацията или дори достъп до нея на по-късна дата.

Вярвам, че частен форум може да бъде идеалното място за споделяне на тези идеи. Всеки член на екипа ви може да създава нови теми и да отговаря на коментари в реално време. Няма значение кой е онлайн, тъй като всички по-стари постове са свързани по линеен начин. Можете също да ги групирате в категории и подкатегории на началната страница на форума.

Обикновено повечето уеб-домакини по подразбиране ще ползват PHP / MySQL сървърна среда. За решения с отворен код препоръчвам phpBB или Simple Machines. Всеки от тях има свой собствен набор от уеб шаблони, които са идеални за съвместни дейности в малки екипи. И двата сценария са все още в активно развитие и не показват никакви признаци за спиране по всяко време.

Делегиране на задачи

Друго голямо препятствие, с което ще се сблъска екипът ви, е да организира задачи. Те могат да включват всичко - от маркетинг, разработване на съдържание, дизайн / графики и кодиране на интерфейса или бекенда на уебсайт, както и други важни задачи, които трябва да свършите.

По отношение на управлението на задачите има повече от достатъчно платени решения за разглеждане. Flow е красиво проектирана система за управление на задачи, изградена за малки и големи екипи. Задачите могат да се групират във формат на списък или да се показват на месечен календар. Освен това можете да организирате задачи в категории и маркери и да ги прикачите към конкретен потребител. Компанията дори е разработила Flow приложения за iPhone и Android устройства. За съжаление тяхната система за управление ще струва до $ 100 / година и това не е надеждно за много малки предприятия.

(Източник на изображението: Dhaval Motghare)

За безплатно решение препоръчвам Wunderlist. Това трябва да бъде една от най-добрите безплатни системи за управление на задачи, които можете да намерите онлайн. Тяхното уеб приложение е много интуитивно и ви позволява да споделяте с други приятели в мрежата си. Това означава, че можете да създадете работно пространство на проекта и всички нови задачи, които създавате, автоматично ще се синхронизират в техните профили! Wunderlist поддържа Mac OSX и Windows, плюс iPhone, iPad и Android мобилни приложения.

Съхранение в облака

Съхранението на файловете ви в облака почти се превърна в необходимо решение за съхранение на файлове и споделяне на файлове. Има толкова много приложения, които можете да намерите, които предлагат базирани на облак хранилища за всички проектни файлове на екипа ви.

Целта е да се настрои една област, където всеки може да има достъп до важни файлове по всяко време на деня. Това е от съществено значение, ако работите с хора от различни части на света и живеете в напълно различни часови зони. Би било трудно винаги да се синхронизират помежду си. Но облачното хранилище драстично промени ситуацията към по-добро.

CloudApp е може би първата идея, която идва на ум. Техните професионални акаунти са с разумни цени и почти нямате ограничения за общия брой файлове, които можете да качите. Безплатните потребители никога няма да видят изтичането на профила си, така че всичките им файлове се съхраняват безопасно в CloudApp толкова дълго, колкото е необходимо.

Друго решение е Droplr, който е по-ново приложение на сцената на Cloud Hosting. Те също имат софтуер, изграден за Windows и Mac операционни системи, което означава, че можете напълно да заобиколите уеб интерфейса. Единствената разлика между тези две приложения е техният UI дизайн и графики за ценообразуване. Разгледайте и двете и вижте дали бихте предпочели един над друг.

Google Уеб приложения

Когато обсъждаме сътрудничество в Cloud, не можем да забравим Google. Техните новаторски продукти са подтикнали границите в областта на интернет технологиите и поставят безплатни инструменти в ръцете на предприемачите. Любимият ми пример трябва да бъде Google Документи, където можете да създадете неограничен брой текстови документи, електронни таблици и презентации. Всичко, от което се нуждаете, е Google акаунт и огромната им мрежа от сървърни ферми ще съхраняват вашите файлове сигурно.

Най-добрата част е тяхната уникална система за споделяне и лесен за използване интерфейс. След като влезете в документ, можете да редактирате настройките за поверителност, като кликнете върху “Дял” в горния десен ъгъл. Това ще покаже опции, където можете да отворите документа публично или да ограничите до определен брой хора. Те се управляват от имейл адреси, така че дори ако членовете на екипа ви нямат профил в Google, те все още могат да влизат и да редактират съдържанието.

Работа по мобилни устройства

Не всеки е направил прехода от десктоп към мобилни платформи. Разбира се, все още има голяма нужда от използване на настолни компютри, които предлагат изобилие от недвижими имоти на екрана, да не говорим за подкрепата за хиляди приложения. Но мобилните телефони, работещи с iOS или Android, бързо се превръщат в норма в популярната култура.

Ние дори забелязваме малки деца, които изтеглят нови приложения на своя iPhone или iPod Touch. Трудно е да се игнорира мобилният пазар, когато става въпрос за онлайн сътрудничество. Налице са толкова много продукти, но само най-известните са успели да пуснат приложения за мобилни устройства.

Два големи примера включват Basecamp от 37signals и Socialcast. Basecamp е по-скоро традиционен инструмент за сътрудничество, където можете да създавате работни пространства на проекти и да делегирате задачи на различни потребители. Това е идеално за по-малки проекти, които правят малка печалба от работата си. Socialcast, от друга страна, е много по-задълбочен продукт. Те предлагат безплатен план, който е чудесен за тестване на сайта. Ако хвърлите поглед върху страницата им с информация за продукта, ще забележите всички малки подробности, поставени в този продукт. Поддръжката им на мобилни устройства е безупречна и ви дава достъп до най-забележителните функции. Някои от тях включват данни за анализ на уеб трафик, задания за задачи, електронна поща в Outlook и дори приспособления за микроблогинг (актуализации на състоянието, коментари, въпроси и др.).

Още популярни уеб приложения

Заедно с горното съм събрал и малка колекция от много популярни уеб приложения за онлайн сътрудничество. Синхронизирането на задачи и изграждането на нов проект никога не е било по-лесно с тези мощни инструменти.

Препоръчвам ви да опитате всеки продукт, само за да видите как работи за вас. Ако някое приложение се чувства тромаво или безполезно, не се страхувайте да го пуснете и да преминете към следващия. Времето ви не е нещо, което трябва да се губи, а когато намерите правилното приложение, ще го знаете!

Dropbox

Това е още един страхотен стартъп, който все още не ме разочарова. Професионалистите в технологичната индустрия знаят, че от уста на уста е огромна част от маркетинга. И Dropbox се оказа невероятно с тази техника при разширяване на ограниченията за качване на потребители чрез партньорски реферали.

Основният сайт има връзки, където можете да изтеглите софтуера за Mac, Windows, Linux или дори за мобилни устройства. Техният екип е невероятен и приложението наистина го прави “опрости живота си”. Основният свободен план ограничава капацитета ви за качване на 2 GB, но професионалните профили и екипите могат да се увеличат до 1 терабайт или повече!

Wunderkit

Wunderkit може да е любимият ми избор от всички онлайн инструменти за уеб сътрудничество. Това е разработено от същите хора, които направиха Wunderlist, освен с много повече функции. Приложението има социална връзка, където всеки потребител има свой собствен мрежов профил. Това показва техните текущи работни пространства, задачи, потребителска снимка, био и друга лична информация. Но най-добрата част е, че Wunderkit ви позволява да сегментирате публично и частни работни помещения.

Това улеснява съвместната работа с много хора през едно и също приложение. И още по-добре, те имат поддръжка за приложения в OSX и iOS App Stores.

Sync.in

Това е малко, но забележително приложение, което да се използва като онлайн инструмент за срещи. Snyc.in ще създаде обществени бележки, които се дефинират с уникални идентификатори на ключове. Можете да добавите какъвто и да е текст, като например URL адреси на връзки, точки от куршуми, HTML маркиране - наистина всяка форма на въвеждане на текст.

След това чрез копиране на URL адреса на бележката можете да споделите един и същ текст с всичките си партньори в екипа. Те имат възможност да редактират вече създаденото или дори да добавят свои собствени бележки в микса. Можете да дефинирате настройки, при които редактирането на всеки автор ще бъде маркирано с различен цвят и категоризирани с времеви печат.

Несъмнено приложението не е толкова полезно при архивирането на предишните ви редакции. Но ако имате нужда от жив текстов файл, базиран на облак, за споделяне на прости бележки, Sync.in е перфектен.

Zoho Проекти

Zoho е много подобен на Basecamp, с изключение на това, че безплатната им версия е удължена завинаги. Всеки безплатен акаунт е ограничен до 1 работно пространство на проекта с неограничен брой потребители. Също така сте ограничени при качването на файлове, но уикитата и другите инструменти са отлични.

Ако никога не сте чували за Zoho Проекти, преди аз силно препоръчвам да направите турнето бързо. Това включва няколко скрийншота, за да се запознаете с административния панел и много от основните функции. Ценообразуването им може да стане много скъпо в сравнение с другите опции, които съм предоставил. Но ако можете да управлявате с безплатен акаунт, Zoho предлага чудесно решение като временно работно пространство на проекта.

Свързани: 15 големи безплатни онлайн алтернативи за споделяне на файлове

заключение

Работата в мрежа и сътрудничеството винаги са сива зона за нови съотборници. Може да е трудно да се определи кои са ръководителите на проекта и какви са задачите, възложени на всеки член. За щастие имаме достъп до многото приложения, покрити с този пост, за да направим процеса по-лесен.

Надявам се, че това ръководство е изяснило някои от вътрешните механики, необходими за работа онлайн. Всеки екип ще трябва да се чувства спокоен, споделяйки идеи и уважение един към друг. Творческите типове обичат да строят нови неща - това е в нашата природа. И единственото нещо, което е по-добре от изграждането на творчески идеи, е да ги изграждате заедно с други хора.