Ръководство за работа в мрежа за съобщения в блогове, които се забелязват (част 6)

Предишната част от поредицата беше за електронна поща и различни аспекти от нея. Колко дълго трябва да е имейл. Каква е добрата линия на темата. И накрая, каква е ползата от професионално изглеждащия имейл адрес.

Това са всички валидни елементи, но все още не сме засегнали тялото на имейл съобщение. И точно това ще направим днес.

Общуването чрез текст е доста трудно нещо. Думите, изреченията и пунктуацията са единствените инструменти, които можете да използвате. Не можете да повдигнете усмивка в средата на изречение, не можете да използвате движенията на ръцете си, за да подчертаете една точка, не можете да използвате друг вид език на тялото, за да ви помогне да предадете съобщението си.

Само думи.

И тъй като има само думи, това създава много различни предизвикателства. Например, когато се свързвате с някого за първи път, последното, което искате, е да звучи отчаян, агресивен, взискателен или неприятен по какъвто и да е начин.

В комуникацията в реалния свят, без значение какво казвате, можете просто да се усмихвате в края на изречението и всичко ще се оправи. Но в интернет - трудно.

Бърза бележка:Тази публикация е част от поредица, озаглавена - Ръководство за работа в мрежа за блогъри. Не забравяйте да проверите следващата седмица за още! Ако сте пропуснали предишната публикация (и), тук са връзките:

• Част 1 - Работа в мрежа за блогъри: Защо е важно
• Част 2 - Работа в мрежа за блогъри: задаване на цели и правила
• Част 3. \ T - Работа в мрежа за блогъри: Изберете хората разумно, трябва
• Част 4. \ T - Работа в мрежа за блогъри: Как да подходим към хората
• Част 5 - Работа в мрежа за блогъри: постигане на добро първо впечатление

Универсални елементи на имейл съобщение

На първо място, винаги има някои универсални елементи, които всеки имейл трябва да има, само за да изглежда сериозно, и… е, реално. Някои от тези съвети може да звучат очевидно, но те все още са много важни и затова ги включвам тук.

"Здрасти"

Като начало, не забравяйте просто кажи здрасти. Това наистина върви дълъг път. А просто здрасти, или Здравейте, с името на лицето до него.

Забележете едно нещо, няма “Уважаеми господине,” или a “За всеки, който може да се отнася” в този списък. само “Здравейте [Име],” или “Здравейте [Име].” Ако наистина искате да използвате “за всеки, който може да се отнася” в началото на електронната си поща сте наистина по-добре да не изпращате изобщо имейла.

Въведение

Ако се свържете с някого за първи път, представяйки себе си, често е добра идея. Не споделяйте историята на живота си тук, “Аз съм Карол от newInternetOrder.com” е достатъчно.

Защо се свързвате

Сега най-важната част - защо се свързвате. Направете това възможно най-кратко и като към основния въпрос възможно.

Ако се свързвате просто да кажете здрасти, просто кажете “Просто пиша да кажа здрасти, наистина харесвам блога ви, наздраве.” Ако искате да изпратите гост пост на лицето, тогава го кажете предварително - “Наистина бих желал да публикувам гост-публикация в блога ви. Идеята, която имам за нея, е _________.“

На първо място, това може да звучи като прекалено директно, но всъщност, заети хора като хора, които ценят времето си и не бият около храста. Освен това помнете, че имате само 5 изречения, които да използвате в имейла си. Наистина ли имате предвид, че има някакво място за биене около храста?

Подпис

И накрая, никога не свършвайте имейла си с “не забравяйте да проверите блога ми на ______.” Има по-лесен и по-умен начин да накараш някой да посети блога ви. Преди всичко, ако те искат да ви посетят, те ще го направят без допълнително убедително. Ако не го направят, от друга страна, никакво убеждаване не може да промени това.

Единственото нещо, което трябва да направите, е да предоставите адрес. И няма по-добро място за URL адреса на блога ви, отколкото линията за подпис. Уверете се, че URL адресът на блога ви е първото нещо в подписа ви веднага след името ви.

Ето началото на моя подпис, само за да ви дам пример. Забележка: URL адресите се преобразуват в живи връзки по подразбиране във всеки софтуер за електронна поща.

Само за да обобщим тази част от публикацията в някои точки, тук са универсалните елементи на всеки имейл:

1. Казвам здрасти.
2. Представям се.
3. Причината, поради която се свързвате (истинското съобщение).
4. Вашият подпис.

Сега има още едно наистина важно нещо, когато става въпрос за комуникация по имейл. Едно споменах накратко в началото на този пост. Това е: внимателно подбирайте гласа си.

Без значение какво искате да напишете, за съжаление винаги можете да се объркате и да звучите агресивно, взискателно или отрицателно като цяло… всичко случайно. Всичко, което е необходимо, е да се използва една погрешна дума тук и две други погрешни думи, плюс удивителен знак в края на едно изречение, а вие сте прецакани.

Избирайте гласа си

Самоуверен, любезен, смирен и приятелски настроен. Това са качествата на личността, които трябва да представите. Без значение каква е причината за изпращане на имейл.

Никой няма да реагира на имейл, който изисква, или звучи като човек, който смята, че стои по-високо в йерархията на човешката раса. Това е така, защото е повече от лесно да се игнорира някой онлайн или дори да се изтрие от входящата ви поща.

Най-простото правило е да запомните, че хората отново не се интересуват от вас. Затова се опитайте да напишете имейла си по начин, който не ги интересува малко по-малко, не повече.

Всеки от нас има различен глас, докато общува с другите, така че няма едно решение за магически куршуми. И дяволът е в детайлите, както винаги. Но все още има някои общи правила, които си струва:

• Писане във всички CAPS - не. Дори ако това е само една дума.
• Удивителни знаци! - Не. Все още не съм се натъкнал на случай, в който трябва да се използва удивителен знак в комуникация, базирана на електронна поща.
• Ако приемем, че някой ще получи нещо погрешно - не го прави. Например изявление, което предполага такова нещо: “не закъснявайте.”
• Не използвайте тази фраза “няма неуважение, но” защото в 100% от случаите, което следва, наистина е неуважително изявление.
• Не звучи като познат. Дори и да сте.
• Не казвай, че си важен. Ако сте важни, получателят вече ще е наясно с него. Ако не е важно да кажеш, че няма да промениш нищо.
• Не хеджирайте. Хеджирате, когато се страхувате да заявите истинското си мнение, така че се опитвате да го смекчите. Пример: “Мисля, че има вероятност вашият продукт просто да е това, от което се нуждаят клиентите,” вместо “Вашият продукт е страхотен.” Което ме води до…
• Не хвалете лицето, с което се свързвате твърде много ... “О, боже, блогът ти е толкова голям и съдържанието ти наистина променя живота ми.”
• И най-важното е, че никога не лъжете да бъдете хванати в лъжа. Ако пишете на някой, който сте чели блога им в продължение на две години, и все пак не успявате да разпознаете името им, или по-лошо от това, грешно написате името им, тогава шансът ви лъже, приятелю.

Това са само някои общи правила за онлайн света и освен че имаме предвид, има много повече неща, от които трябва да внимавате. Всяко изречение има собствено чувство и емоционално послание. Това понякога е трудно да бъде забелязано, защото вие, като автор, знаете какви емоции ви водят, докато пишете съобщението, но няма никаква представа дали човекът, който го чете, ще получи същото чувство..

Има два начина да се уверите, че вашето съобщение звучи, наистина, това, което сте искали да звучи.

1. Да я прочете от приятел / колега. Нов набор от очи може да ви каже какво не е наред (и правилно) с вашето съобщение.
2. Използвайте умен софтуер като ToneCheck.

ToneCheck е страхотно приложение, което се свързва с вашия Gmail сметка (наред с други възможности) и погледнете всяко съобщение, което пишете. ToneCheck анализира вашите имейли и ви уведомява за всички фрагменти, които предават всякакъв вид негативни съобщения.

Признавам, този пост подчертава много по тона на самото ви послание, но наистина е толкова важно. Ако получите грешен тон на вашето съобщение, няма да можете да напишете нещо, което да ви спаси. Как казвате нещо, винаги е по-важно от това, което всъщност казвате.

Не забравяйте винаги да анализирате всяко съобщение, което пишете, или сами, или с допълнителна помощ от някой друг, или от подобно приложение ToneCheck.

причини, поради които имейлите остават незабелязани

Всеки път, когато изпращате нещо и не получавате отговор, шансовете са, че темата ви не е предизвикала интерес, съобщението ви е твърде дълго или гласът му не е приятен.

Това са трите най-чести причини за провал. Както виждаш, всички те са върху вас.

Следващата част от поредицата е последната. Той разполага с пътна карта, така да се каже, на точните стъпки, които можете да предприемете, докато достигате до някого. Започвайки от най-простия начален контакт и завършвайки на “можеш ли да ми помогнеш” електронна поща. Възможност за изпращане на “можеш ли да ми помогнеш” електронната поща на някого е последната стъпка от онлайн връзка с всеки блогър. Няма нищо по-голямо от това (ако не искаш да се ожениш за някого).

Тъй като говорим за това да помолим някого да направи нещо… мога ли да ви помоля да направите нещо? :) Бъдете честни, никога не сте успели да се свържете с някой ефективно, защото тонът на вашето послание беше просто погрешен?